Arbeitsmanagement verbessern

Um den Workflow zu unterstützen und anfallende Arbeiten so zu strukturieren, dass sie im Projektteam umgesetzt werden können, ist ein Arbeitsmanagement so wichtig. Was Arbeitsmanagement genau ist und warum es so wichtig ist, werden wir in diesem Beitrag näher erläutern.

Im Projektmanagement werden viele Ressourcen von dem Projektmanager auf die Projektverwaltung, also die Planung, Steuerung und Dokumentation der Projektabläufe gelegt. Doch dabei dürfen nicht die am Projekt beteiligten Mitarbeiter unbeachtet bleiben.

Die Mitarbeiter müssen das konzipierte Projekt umsetzen und eine gut durchdachte Arbeitsstruktur kann dabei helfen, die Arbeit effektiver umzusetzen.

Was versteht man unter Arbeitsmanagement?

Arbeitsmanagement strukturiert den Workflow in Teams mit dem Ziel die Effizienz von Projektabläufen zu verbessern. Dabei werden Geschäfts- und Teamprozesse miteinander verknüpft und die Arbeitsweise im Team besser verwaltet werden.

Ziel des Arbeitsmanagement ist es die internen Prozesse zu optimieren, anfallende Aufgaben besser zu planen, die vorhandenen Ressourcen zu verwalten und die Produktivität im Team stetig zu verbessern.

Wichtige Bestandteile des Arbeitsmanagement sind dabei die folgenden Punkte:

• Identifikation von Arbeitsvorgängen: Im ersten Schritt muss die notwendige Arbeit identifiziert werden.
• Priorisierung: Nachdem klar ist, welche Arbeit erledigt werden muss, ist es wichtig diese zu priorisieren.
• Arbeitsplanung: Bei der Arbeitsplanung wird die benötigte Zeit und die notwendigen Ressourcen geplant.
• Erstellung eines Zeitplans: Innerhalb dieses Schrittes wird festgelegt, welche Arbeit zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss.
• Dokumentation: Alle notwendigen Arbeitsschritte und Kommunikationskanäle innerhalb des Arbeitsprozesses müssen dokumentiert werden.
• Analyse: Die Erfahrungen aus der Dokumentation müssen abschließend analysiert werden, damit redundante oder überflüssige Arbeitsvorgänge identifiziert werden können.

Warum ist Arbeitsmanagement so wichtig?

Arbeitsmanagement führt zu einer effektiveren Leistung im Team. Dadurch können qualitativ bessere Ergebnisse erzielt werden und auch interne Prozesse effizienter gestaltet werden. Inbesondere werden durch ein gutes Arbeitsmanagement überflüssige und ineffiziente Prozesse identifiziert und reduziert.

Besonders redundante Aufgabenbearbeitung ist sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Projektleitern eines der größten Produktivitätshindernisse.

Sowohl redundante Aufgabenbearbeitung als auch andere Produktivitätshemnisse können durch Arbeitsmanagement reduziert werden. Eine Auflistung der 15 wichtigsten Produktivitätshemmnisse in Projektteams hat Wrike in der folgenden Infografik dargelegt:

Wichtige Faktoren für ein effektives Arbeitsmanagement

Arbeitsmanagement ist kein festes Konstrukt sondern ein lebendiger Prozess, der kontinuiertlich angepasst werden muss. Trotzdem gibt es für die Arbeit in Projektteams einige wichtige Faktoren, die für ein effektives Arbeitsmanagement förderlich sind.

Offene und transparente Kommunikation
Eine offene, direkte und transparente Kommunikation mit den beteiligten Projektmitarbeitern hilft dabei die Moral und den Zusammenhalt in dem Team zu verbessern. Bei der Kommunikation ist nicht nur das Wie und Was sondern auch das Warum ein wichtiger inhaltlicher Kommunikationsaspekt. Durch eine offene und transparente Kommunikation bilden sich bessere und produktivere Teams.

Regelmäßiges Feedback
Regelmäßiges Feedback stellt sicher, dass die interne Kommunikation funktioniert. Dadurch bekommt jedes Mitabeiter das Gefühl ein fester, wichtiger und geschätzter Teil des Teams zu sein. Inhaltlich kann sich das Feedback sowohl auf durchgeführte Arbeiten als auch Kommunikationsinhalte der Projektleitung beziehen.

Vertrauen
Die Arbeit wird nicht von der Projektleitung sondern den jeweiligen Mitarbeitern durchgeführt. Diesen sollte möglichst viel Vertrauen in ihre Fährigkeiten und Kenntnisse entgegengebracht werden.