Vorteile von Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools haben viele Vorteile für Unternehmen. Insbesondere wenn mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind kommt man kaum um den Einsatz von professionellen Software-Lösungen herum.

Für die Verwaltung von Aufgaben, die Projektplanung und die Steuerung von Projekten sind Softwarelösungen heute nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. Selbst für Einzelunternehmer und Freelancer erleichtern sie die Organisation des Arbeitstags enorm.

Die Zeiten von handgeschrieben To-Do-Listen oder am Bildschirm verstauben Notizzetteln ist damit vorbei. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit das wichtige Deadlines und Aufgaben verschwitzt werden enorm gesunken.

Spätestens wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten macht der Einsatz von einem Projektmanagement-Tool sinn, da sich zahlreiche Vorteile für alle Involvierten ergeben.

Vorteile von Projekmanagement-Tools

Mit Hilfe von Projektmanagement-Tools kann die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Personen erleichtert und die Kommunikation vereinfacht werden.

Neben dem Aspekt der Kommunikationserleichterung können weitere Vorteile genutzt werden. So reduziert sich die Anzahl der anfallenden Emails zwischen den beteiligten Personen.

Außerdem werden alle wichtigen und projektrelevanten Informationen an einem Ort gesammelt und zusammengeführt. Dadurch können Prozesse leichter dokumentiert, analysiert und verbessert werden.

Insgesamt kann man sagen, dass Projektmanagement-Tools die folgenden Vorteile für die Planung, Verwaltung und Steuerung von Projekten hat:

• Sammlung aller projektrelevanten Informationen an einem Ort
• Ortsunabhängige Verfügbarkeit
• Transparenter Projektstatus
• Vereinfachte Kommunikation innerhalb des Projektteams
• Reduzierung von Fehleranfälliger bzw. unübersichtlicher Kommunikation (Email, Zettel, Notizen)
• Vereinfachte Steuerung, Analyse und Verbesserung von Prozessen

Eine Studie des Projektmanagement-Tools Wrike hat ergeben, dass durch den Einsatz ihrer Software zahlreiche Aspekte der Zusammenarbeit verbessert wurde.

Die folgende Infografik fast dabei die wichtigsten Ergebnisse anschaulich zusammen:

Nachteile von Projektmanagement-Software

Neben den genannten Vorteilen gibt es auch einige Nachteile von Projektmanagement-Lösungen. Bei Software-Lösungen mit einem sehr breiten Funktionsumfang kann es durchaus auch Nachteile im betrieblichen Einsatz haben.

Vor allem durch steigende Bürokratie und höheren Selbstverwaltungsaufwand kann es mit der falschen Software-Lösung schnell zu einem Effizienzverlust kommen. Diese Punkte sollten deshalb bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools unbedingt berücksichtigt werden.

Unser Fazit

Bei einem passenden Projektmanagement-Tool überwiegen die Vorteile für die Nutzung die zu beachtenden Nachteile.

Für alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter erleichtert sich der Arbeitsalltag im Bezug auf Kommunikation, Arbeitsverwaltung und Aufgabenteilung.

Auf Management-Ebene vereinfacht sich mit einer Software-Lösung die Planung, Analyse und Steuerung von projektrelevanten Prozessen.